FAQ

Musí naše organizace zřídit archiv a hrozí mi nějaký postih?... dle zákona o archivnictví a spisové službě a dle zákona o účetnictví, vyplývá povinnost podnikatelskému subjektu uchovávat účetní i daňové doklady a dokumenty v zákonem stanovených lhůtách. Doba skladování dokumentů se liší od typu dokumentu a to v rozmezí od 3 do 30 let. Právní úprava udává i sankční postihy.

Jakým způsobem archivace dokumentů probíhá?…systém uložení dokumentů – archivace a s tím souvisejících služeb v naší společnosti vystihuje nejlépe následující schéma:

Schéma

Archivujete přímo šanony?…nikoliv. Dokumenty ze šanonů přenášíme na archivační sponu, následně jsou opatřeny kartou písemnosti a uloženy do speciálních archivačních boxů. Prázdné šanony vracíme zpět zákazníkům. Není to ovšem nutný způsob archivace dokumentů. Po dohodě můžeme ukládat do archivačních boxů přímo celé šanony či papírové boxy s dokumenty, tak jak nám je předáte.

Kolik dokumentů obsahuje běžný metr?...jeden běžný metr představuje 11 pořadačů šíře 80 mm.

Musím hlídat lhůty pro skartaci?…to rozhodně nemusíte. Celé skartační řízení hlídá a realizuje společnost Systematic a.s. za Vás. Při prvotním zpracování dokumentů vypracováváme tzv. „skartační plán“. Dle tohoto plánu Vám každý rok zašleme návrh skartace dokumentů, u kterých již prošla skartační lhůta. Po vzájemném odsouhlasení zajišťujeme povolení příslušného oblastního archivu a následně dokumenty důvěrně skartujeme.

Jakým způsobem doručujete dokumenty?…možností, jak doručit Vaše dokumenty je několik. Originální dokumenty doručujeme vlastní kurýrní službou na místo určení. Kopii dokumentu doručujeme prostřednictvím pozemní pošty, nebo elektronickou cestou, tj. emailem ve formě scanu či kryptovaného emailu v rámci dodržování podmínek „bezpečné komunikace“.